Umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego – czy każdy zespół jej potrzebuje?

Umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego jest podstawowym narzędziem organizacji działalności grup muzycznych. Często popełnianym błędem jest przekonanie, że o zawarciu umowy powinniśmy myśleć jedynie wtedy, gdy pojawiają się konflikty w zespole muzycznym. Zasady współpracy najlepiej ustalać krótko po powstaniu zespołu.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czemu służy umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego?
• W jakich zespołach powinno się zawierać umowy pomiędzy członkami zespołu?
• Kiedy powinna zostać zawarta umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego?

Umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego – czym jest?

Umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego reguluje zasady funkcjonowania grupy muzycznej. W największym uproszczeniu – wyznacza ona role poszczególnych osób w zespole. Z umowy pomiędzy członkami zespołu muzycznego powinno wynikać, czego mają prawo od siebie oczekiwać osoby występujące w danej grupie muzycznej. Najbardziej profesjonalnym sposobem na zawarcie takiej umowy jest spisanie jej w formie dokumentu.

Czemu służy umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego?

Wbrew częstemu mniemaniu, umowy przydają się nie tylko w sytuacji konfliktu w zespole muzycznym. Ułatwienie rozstrzygania sporów jest oczywiście bardzo ważną funkcją umowy. Warto jednak uświadomić sobie, że dobrze skonstruowana umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego ma w pierwszej kolejności usprawniać funkcjonowanie zespołu i zapobiegać konfliktom w zespole muzycznym.

Sprawą podstawową jest stworzenie formalnych podstaw funkcjonowania zespołu. Gdy tylko pojawiają się pierwsze przychody (np. wynagrodzenia koncertowe) pojawia się temat rozliczeń wewnętrznych. Nie oznacza to jeszcze, by powstaniezespołu muzycznego musiało koniecznie wiązać się z założeniem działalności gospodarczej przez wszystkich członków zespołu (więcej o tym przeczytasz w artykule – Działalność muzyczna a prowadzenie działalności gospodarczej).

Prawidłowo przygotowana umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego pozwala ograniczyć formalności do minimum, a przy tym zachować spójność i legalność systemu wewnętrznych rozliczeń . Warto mieć też na uwadze, że brak przemyślenia i sformalizowania działalności zespołu może wykluczać uzyskiwanie dotacji, dofinansowań, czy innych form wsparcia. W dotkliwy sposób odczuło to wiele osób, które z powodu braku sformalizowania działalności nie skorzystały ze wsparcia udzielonego w związku z pandemią koronawirusa.

Działalność zespołu muzycznego wiąże się nieraz z koniecznością załatwiania formalności, takich jak np. zawieranie umów koncertowych, umów wydawniczych, umów ze sponsorami. Im większy zespół, tym trudniej zgromadzić wszystkie osoby w jednym miejscu w celu podpisania dokumentów. Przeszkodą bywa też odległość między miejscem zamieszkania poszczególnych osób, wyjazdy urlopowe itp. Umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego może ułatwiać załatwianie formalności np. przez stworzenie systemu wzajemnych pełnomocnictw. Pozwala to na szybkie reagowanie w sprawach pilnych przy jednoczesnym zachowaniu wymogów dotyczących formy zawierania umów. Może to być o tyle istotne, że do zawarcia wielu umów w działalności muzycznej potrzebne są pełnomocnictwa pisemne.

Zawarcie odpowiedniej umowy pozwala też ograniczyć ryzyko powstania konfliktu w zespole muzycznym. Przyczyną wielu takich konfliktów są sprzeczne wizje poszczególnych osób co do ich roli w zespole. Może to polegać na przykład na tym, że więcej niż jedna osoba przypisuje sobie rolę lidera i wyłącznego właściciela zespołu. Taka sytuacja świadczy o tym, że na etapie założenia zespołu muzycznego zabrakło otwartych rozmów i ustalenia zupełnie podstawowych zasad. Stworzenie umowy pomiędzy członkami zespołu muzycznego pozwala na uniknięcie niedomówień – podstawowe zasady funkcjonowania zespołu są przy tworzeniu takiej umowy rozstrzygane i spisywane w formie jasnych ustaleń. Zawarcie umowy pomiędzy członkami zespołu muzycznego minimalizuje ryzyko powstania takich konfliktów, których przyczyną byłaby niezgodność co do podstawowych założeń dotyczących działania grupy muzycznej.

Umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego – czy mój zespół jej potrzebuje?

Nierzadko muzycy zdają sobie wprawdzie sprawę z korzyści, jakie daje zawarcie umowy, jednak zakładają, że w ich przypadku nie jest ona potrzebna. Jakie są najczęściej spotykane powody, dla których zespoły nie decydują się na uregulowanie swojej sytuacji?

Często artyści stwierdzają, że są jeszcze na zbyt wczesnym etapie działalności, by zawierać umowy. Uregulowanie sytuacji zespołu odkładają na czas, gdy zacznie on odnosić sukcesy. To bardzo ryzykowne podejście. Czas krótko po  powstaniu zespołu jest właśnie najlepszym momentem na ustalenie zasad jego funkcjonowania. Gdy nie ujawniły się jeszcze żadne konkretne spory, najłatwiej o wspólne wypracowanie sprawiedliwych zasad współpracy. Gdy zdążył już powstać konflikt w zespole muzycznym, każdy będzie raczej myślał kategoriami własnego, konkretnego interesu.

Wielu osób sądzi, że konflikty w zespołach muzycznych dotyczą wyłącznie najbardziej popularnych zespołów. Praktyka wskazuje jednak, że zdarzają się one także muzykom, którzy nie zyskali większej rozpoznawalności. Problemy w zespołach mają podobną naturę, popularność zmienia raczej jedynie skalę tych problemów. W przypadku mniej rozpoznawalnych muzyków brak umowy może być tym bardziej dotkliwy, że koszty skomplikowanego procesu sądowego często będą barierą uniemożliwiającą skuteczne dochodzenie swych praw.

W niektórych zespołach panuje błędne przekonanie, że zawieranie umowy jest niepotrzebne, ponieważ zasady funkcjonowania danej grupy są absolutnie jasne. Przykładowo – jeśli zespół ma zdecydowanego lidera, decydującego samodzielnie o sprawach zespołu (włącznie z decydowaniem o zmianach w składzie), wydawać mogłoby się, że zawieranie umowy  oznaczałoby tworzenie zbędnego dokumentu, powtarzającego tylko znane wszystkim doskonale zasady. Jednak nawet, jeśli prawo do podejmowania decyzji przez lidera nie jest kwestionowane, nie oznacza to, że automatycznie przysługują mu wszystkie prawa związane z działalnością zespołu. Chociażby prawa do nagrań nie mogą zostać przeniesione, jeśli nie została zawarta pisemna umowa. Bez pisemnej umowy z pozostałymi członkami zespołu lider nie będzie więc nigdy dysponował pełnią praw do nagrań (więcej na temat praw do nagrań dowiesz się z artykułu – Prawa autorskie do nagrania – komu przysługują? Czym są prawa autorskie, prawa wykonawcze i prawa producenta fonogramu?). Spór z  jednym z członków zespołu może pozbawić lidera prawa do eksploatacji materiału.

Jako powód niezawierania umów pomiędzy członkami zespołu muzycznego bywa podawana także konieczność inwestycji czasu i pieniędzy w opracowanie takiego dokumentu. Spory, do których może doprowadzić nieuregulowanie sytuacji zespołu, są z reguły bardzo długie i wielokrotnie bardziej kosztowne niż sporządzenie zawczasu umowy pomiędzy członkami zespołu muzycznego. Wspomnieć można chociażby trwający ponad 10 lat spór dotyczący zespołu De Mono. Właściwie skonstruowana umowa pomiędzy członkami zespołu pozwala na uniknięcie tak długotrwałych konfliktów w zespole muzycznym. Może ona wprowadzać jasne reguły na wypadek zmian w składzie czy zakończenia działalności zespołu, a także przewidywać inne procedury rozstrzygania sporów niż tradycyjna ścieżka sądowa (np. specjalistyczny arbitraż).

Pomijając zatem zespoły działające czysto hobbystycznie (bez planów koncertowych czy nagraniowych), uregulowanie sytuacji przy pomocy umowy pomiędzy członkami zespołu muzycznego jest wysoce wskazane. Warto pamiętać, że:

• umowa pomiędzy członkami zespołu muzycznego zawierana jest nie tylko na wypadek konfliktów w zespole muzycznym – ma ona także usprawniać bieżące funkcjonowanie zespołu (m. in. wewnętrzne rozliczenia);
• zawarcia umowy pomiędzy członkami zespołu muzycznego nie warto odkładać w czasie – najlepiej zrobić to krótko po powstaniuzespołu muzycznego;
• brak umowy pomiędzy członkami zespołu muzycznego tworzy ryzyko czasochłonnych i kosztownych sporów.

Marcin Barański