Jak zorganizować koncert (imprezę masową)?

Organizacja koncertu wiąże się z koniecznością spełnienia kilku formalności. Wiele z nich wynika z przepisów dotyczących imprez masowych. Jak zatem zorganizować taką imprezę?

Impreza masowa – definicja

Definicję imprezy masowej można znaleźć w ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych. Artykuł 3 tej ustawy dzieli imprezy masowe na artystyczno-rozrywkowe oraz imprezy sportowe, w tym mecze piłki nożnej.

W przypadku koncertów, w tym festiwali muzycznych, kluczowe znaczenie mają przepisy o artystyczno-rozrywkowych imprezach masowych. Za takie wydarzenie uznaje się imprezę o charakterze artystycznym, rozrywkowym lub zorganizowane publiczne oglądanie przekazu telewizyjnego na ekranach lub urządzeniach umożliwiających uzyskanie obrazu o przekątnej przekraczającej 3 metry, która odbywa się:

1. na stadionie, w innym obiekcie niebędącym budynkiem lub na terenie umożliwiającym przeprowadzenie imprezy masowej, na których liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób, ustalona zgodnie z przepisami prawa budowlanego oraz przepisami dotyczącymi ochrony przeciwpożarowej, wynosi nie mniej niż 1000
2. w hali sportowej lub w innym budynku umożliwiającym przeprowadzenie imprezy masowej, w których liczba udostępnionych przez organizatora miejsc dla osób, ustalona zgodnie z przepisami prawa budowlanego oraz przepisami dotyczącymi ochrony przeciwpożarowej, wynosi nie mniej niż 500.

 

Czy koncert to impreza masowa?

Koncert może być imprezą masową, jeśli spełnia warunki wskazane powyżej. Kluczowe kryteria to miejsce koncertu oraz liczba uczestników. Koncert nie będzie natomiast imprezą masową, jeśli będzie się odbywał w teatrach, operach, operetkach, filharmoniach, kinach, muzeach, bibliotekach, domach kultury, galeriach sztuki lub w innych podobnych obiektach. Co więcej, koncerty organizowane w szkołach czy placówkach oświatowych przez zarządzających tymi szkołami i placówkami także nie są uznawane za imprezy masowe.

Przykładem imprezy masowej jest jeden z najsłynniejszych festiwali muzycznych na świecie – Coachella Valley Music and Arts Festival. Pisaliśmy o nim m.in. w kontekście znaków towarowych (Coachella i Carchella – problem naruszeń praw do znaku towarowego, Coachella kontra plemię Indian – ochrona znaku towarowego, Coachella nie odpuszcza – ciąg dalszy sporu z Live Nation).

 

Zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej

Organizacja imprezy masowej nie jest możliwa bez uzyskania wymaganego zezwolenia. Zezwolenie na przeprowadzenie imprezy masowej wydawane jest, w drodze decyzji administracyjnej, przez wójta, burmistrza albo prezydenta miasta właściwych ze względu na miejsce przeprowadzenia imprezy masowej. Organ wydaje zezwolenie albo odmawia jego wydania w terminie co najmniej 7 dni przed planowanym terminem przeprowadzenia imprezy masowej. Odmowa następuje w przypadku niezłożenia wymaganych opinii lub dokumentów, a także niespełnienia innych obowiązków, np. niezapewnienia pomocy medycznej lub zaplecza higieniczno-sanitarnego.

 

Organizacja imprezy masowej

Aby przeprowadzić imprezę masową, organizator musi zapewnić przed rozpoczęciem imprezy:

• spełnienie wymogów określonych, w szczególności, w przepisach prawa budowlanego, w przepisach sanitarnych i przepisach dotyczących ochrony przeciwpożarowej (m.in. opracowuje instrukcję postępowania w przypadku powstania pożaru)
• udział służb porządkowych, służb informacyjnych oraz kierującego tymi służbami kierownika do spraw bezpieczeństwa
• pomoc medyczną
• zaplecze higieniczno-sanitarne
• wyznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz dróg dojazdowych dla pojazdów służb ratowniczych i Policji
• warunki do zorganizowania łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy masowej
• sprzęt ratowniczy i gaśniczy oraz środki gaśnicze niezbędne do zabezpieczenia imprezy masowej w zakresie działań́ ratowniczo-gaśniczych
• wydzielone pomieszczenia dla służb kierujących zabezpieczeniem imprezy masowej.

Ponadto, organizator nie później niż 30 dni (14 dni w wyjątkowych i uzasadnionych przypadkach) przed planowanym terminem jej rozpoczęcia, musi, po pierwsze, wystąpić do właściwego organu z wnioskiem o wydanie zezwolenia. Po drugie, musi zwrócić się o wydanie opinii o niezbędnej wielkości sił i środków potrzebnych do zabezpieczenia imprezy masowej, zastrzeżeniach do stanu technicznego obiektu (terenu) oraz o przewidywanych zagrożeniach do właściwych miejscowo. Opinie te wydają odpowiednie organy, takie jak komendant powiatowy (rejonowy, miejski) Policji, komendant powiatowy (miejski) Państwowej Straży Pożarnej, dysponent zespołów ratownictwa medycznego i państwowy inspektor sanitarny. Do wniosku dołącza się odpowiednią dokumentację (m.in. graficzny plan obiektu z oznaczeniem dróg dojścia i punktów informacyjnych, informacje o liczbie miejsc czy harmonogram opuszczenia przez uczestników obiektu), program i regulamin imprezy oraz regulamin obiektu wraz z informacją o sposobie udostępniania ich uczestnikom imprezy masowej, pisemną instrukcje określającą zadania służby porządkowej oraz służby informacyjnej, a także warunki łączności pomiędzy podmiotami biorącymi udział w zabezpieczeniu imprezy masowej.

Jeśli natomiast koncert odbywa się w strefie nadgranicznej albo na terenach będących w zarządzie jednostek organizacyjnych podległych, podporządkowanych lub nadzorowanych przez Ministra Obrony Narodowej, powiadamia się odpowiednio właściwych miejscowo komendanta oddziału Straży Granicznej oraz komendanta terenowej jednostki organizacyjnej Żandarmerii Wojskowej.

 

Impreza masowa podwyższonego ryzyka

Impreza masowa podwyższonego ryzyka to impreza, w czasie której, zgodnie z informacją o możliwych zagrożeniach lub dotychczasowymi doświadczeniami dotyczącymi zachowania osób uczestniczących, istnieje obawa wystąpienia aktów przemocy lub agresji. Zakwalifikowanie imprezy jako mającej podwyższone ryzyko stwierdza w zezwoleniu organ je wydający. Taka decyzja zostaje podjęta wówczas, gdy wynika to z informacji o przewidywanych zagrożeniach bezpieczeństwa i porządku publicznego czy z opinii komendanta powiatowego (rejonowego, miejskiego) Policji.

Impreza masowa podwyższonego ryzyka wiąże się z większą liczebnością służby porządkowej oraz służby informacyjnej, co ma zapewnić bezpieczeństwo użytkowników obiektu. Zakazuje się również sprzedaży, podawania i spożywania napojów alkoholowych, a przebieg imprezy jest rejestrowany za pomocą zainstalowanych urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk.

Zgodność przebiegu imprezy masowej podwyższonego ryzyka z warunkami określonymi w zezwoleniu jest kontrolowana przez organ wydający zezwolenie.

 

Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych

W przypadku imprez masowych, wszelkie zasady dotyczące ich organizacji zostały wskazane w ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych. Ustawa ta określa:

• zasady postępowania konieczne do zapewnienia bezpieczeństwa imprez masowych
• warunki bezpieczeństwa imprez masowych
• zasady i tryb wydawania zezwoleń́ na przeprowadzanie imprez masowych
• zasady przetwarzania informacji dotyczących bezpieczeństwa imprez masowych, w tym danych osobowych
• zasady odpowiedzialności organizatorów za szkody wyrządzone w związku ze zorganizowaniem imprez masowych.

Prawidłowo przeprowadzona impreza masowa musi być także zgodna z zasadami, które zostały doprecyzowane w rozporządzeniach, takich jak Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie, Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 13 sierpnia 2009 r. w sprawie zakresu instrukcji postępowania w przypadku powstania pożaru lub innego miejscowego zagrożenia w miejscu i w czasie imprezy masowej czy Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 lutego 2012 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących zabezpieczenia pod względem medycznym imprezy masowej, w którym wskazuje się m.in. oznaczenie punktów pomocy medycznej.

 

Jak zorganizować koncert?

Organizując koncert, należy w pierwszej kolejności określić, czy będzie to impreza masowa. Jeśli tak, konieczne będzie spełnienie wymogów zawartych w ustawie o bezpieczeństwie imprez masowych.

Organizator koncertu musi spełnić określone prawem formalności, w tym m.in. ma obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w przypadku, gdy wstęp na imprezę masową jest odpłatny. Co więcej, organizator ponosi odpowiedzialność m.in. za szkody obejmujące równowartość zniszczonego lub uszkodzonego mienia, które poniosły służby, takie jak Policja, Żandarmeria Wojskowa, straż gminna (miejska), Państwowa Straż Pożarna. Przepisy karne wskazują natomiast m.in., że w przypadku niewykonywania poleceń porządkowych służb informacyjnych lub porządkowych oraz niestosowania się do wezwań, grozi kara ograniczenia wolności albo grzywny min. 2000 zł. Taka sama kara grozi w przypadku wnoszenia lub posiadania napojów alkoholowych wbrew przepisom czy nieprzekazywania lub przekazywania nieprawdziwej informacji dotyczącej bezpieczeństwa imprezy masowej.

Dominik Światkowski